Quy Trình Thành Lập Công Ty Cập Nhật 2025: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z
- tan van
- 6 days ago
- 8 min read
Bắt đầu một hành trình kinh doanh là một cột mốc đầy phấn khởi. Tuy nhiên, trước khi hiện thực hóa các ý tưởng đột phá, bạn phải vượt qua một cửa ải quan trọng: hoàn tất các thủ tục pháp lý. Quy trình thành lập công ty tại Việt Nam, dù đã được đơn giản hóa rất nhiều, vẫn có thể là một mê cung đối với những người lần đầu khởi nghiệp.
Nắm vững quy trình này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo doanh nghiệp của bạn có một khởi đầu hợp pháp và vững chắc. Bài viết này sẽ là một bản đồ chi tiết, hướng dẫn bạn từng bước trong quy trình thành lập doanh nghiệp theo quy định mới nhất của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản liên quan, cập nhật cho năm 2025.
Phần 1: Giai Đoạn Chuẩn Bị - "Nền Móng" Vững Chắc Cho Doanh Nghiệp
Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến 70% sự thuận lợi của toàn bộ quy trình. Một sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có, phải sửa đổi hồ sơ nhiều lần.
1. Lựa Chọn Loại Hình Doanh Nghiệp Phù Hợp
Trước tiên, bạn phải quyết định "hình hài" pháp lý cho công ty của mình. Đây là quyết định nền tảng ảnh hưởng đến trách nhiệm tài sản, khả năng huy động vốn và cơ cấu tổ chức. Có 5 loại hình chính:
Công ty TNHH 1 thành viên: Do 1 cá nhân hoặc 1 tổ chức làm chủ. Phù hợp khi bạn muốn tự kinh doanh và giới hạn rủi ro trong phạm vi vốn góp.
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Có từ 2 đến 50 thành viên. Lựa chọn lý tưởng cho các nhóm khởi nghiệp, muốn kiểm soát chặt chẽ thành viên.
Công ty Cổ phần: Tối thiểu 3 cổ đông, không giới hạn tối đa. Phù hợp với định hướng phát triển quy mô lớn, cần huy động vốn rộng rãi.
Doanh nghiệp tư nhân: Do 1 cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn. Đơn giản nhưng rủi ro cao nhất.
Công ty Hợp danh: Tối thiểu 2 thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn. Ít phổ biến, thường dùng cho các ngành nghề chuyên môn cao (luật, kiểm toán).
Lời khuyên: Hơn 95% các doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam lựa chọn Công ty TNHH hoặc Công ty Cổ phần vì chế độ trách nhiệm hữu hạn, giúp bảo vệ tài sản cá nhân của chủ sở hữu.
2. Đặt Tên Công Ty: Ấn Tượng và Đúng Luật
Tên công ty không chỉ là thương hiệu mà còn phải tuân thủ quy định của pháp luật.
Cấu trúc: Tên công ty = Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng.
Ví dụ: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ABC.
Quy tắc bắt buộc:
Không trùng hoặc gây nhầm lẫn: Tên bạn chọn không được trùng lặp hoàn toàn hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên toàn quốc.
Không vi phạm thuần phong mỹ tục: Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm lịch sử, văn hóa, đạo đức.
Không sử dụng tên cơ quan nhà nước: Tránh sử dụng tên của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân...
Công cụ kiểm tra: Trước khi quyết định, hãy truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) để tra cứu xem tên bạn dự định đặt đã có ai đăng ký chưa.
3. Xác Định Địa Chỉ Trụ Sở Chính
Địa chỉ trụ sở là địa điểm liên lạc, giao dịch chính thức của công ty.
Yêu cầu: Phải là địa chỉ có thật, xác định được trên lãnh thổ Việt Nam, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.
Lưu ý quan trọng: Theo Luật Nhà ở, không được đặt trụ sở công ty tại nhà chung cư, nhà tập thể nếu mục đích sử dụng của toà nhà đó chỉ để ở (trừ phần diện tích được cấp phép làm văn phòng). Nếu là toà nhà có chức năng hỗn hợp (vừa ở vừa làm văn phòng) thì được phép.
Xem thêm: Giấy phép kinh doanh là gì? Phân biệt với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
4. Lựa Chọn Ngành, Nghề Kinh Doanh
Bạn cần xác định lĩnh vực hoạt động chính của công ty và liệt kê các ngành nghề liên quan.
Hệ thống mã ngành: Tất cả các ngành nghề kinh doanh đều được mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC 2018). Bạn cần tra cứu và áp mã ngành cấp 4 chính xác cho từng lĩnh vực hoạt động.
Ngành nghề có điều kiện: Một số ngành nghề (như du lịch, sản xuất thực phẩm, dịch vụ bảo vệ...) yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện cụ thể (vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con...). Hãy tìm hiểu kỹ nếu bạn dự định kinh doanh trong các lĩnh vực này.
5. Xác Định Vốn Điều Lệ
Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên/cổ đông đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty.
Mức vốn: Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu (trừ một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện về vốn pháp định). Bạn nên đăng ký một mức vốn phù hợp với quy mô và khả năng tài chính thực tế.
Thời hạn góp vốn: Các thành viên/cổ đông phải góp đủ số vốn đã cam kết trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trách nhiệm: Mức vốn điều lệ là cơ sở cho trách nhiệm tài sản của bạn. Đăng ký vốn quá cao so với năng lực có thể dẫn đến rủi ro pháp lý khi có tranh chấp xảy ra.
Phần 2: Quy Trình 3 Bước Nộp Hồ Sơ Tại Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh
Sau khi đã hoàn tất giai đoạn chuẩn bị, bạn sẽ tiến hành nộp hồ sơ chính thức.
Bước 1: Soạn Thảo và Chuẩn Bị Bộ Hồ Sơ Đầy Đủ
Một bộ hồ sơ chuẩn sẽ bao gồm các giấy tờ sau:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Điều lệ công ty: Đây là "bản hiến pháp" của công ty, quy định về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên, phân chia lợi nhuận...
Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập:
Danh sách thành viên đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
Danh sách cổ đông sáng lập đối với Công ty Cổ phần.
Bản sao hợp lệ các giấy tờ cá nhân:
Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu của các thành viên/cổ đông là cá nhân.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu thành viên/cổ đông là tổ chức) và giấy tờ cá nhân của người đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó.
Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
Bước 2: Nộp Hồ Sơ Tại Sở Kế Hoạch và Đầu Tư (KH&ĐT)
Bạn có hai phương thức để nộp hồ sơ:
Phương thức 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.
Ưu điểm: Được cán bộ tiếp nhận kiểm tra sơ bộ và hướng dẫn trực tiếp.
Nhược điểm: Mất thời gian đi lại, chờ đợi.
Phương thức 2: Nộp hồ sơ trực tuyến (Online) qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Yêu cầu: Cần có tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, có thể thực hiện ở bất cứ đâu, thủ tục ngày càng được khuyến khích.
Nhược điểm: Cần có kỹ năng sử dụng máy tính và các công cụ trực tuyến.
Bước 3: Nhận Kết Quả
Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Kết quả:
Nếu hồ sơ hợp lệ: Bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN). Đây là giấy khai sinh pháp lý của công ty bạn.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do cần sửa đổi, bổ sung. Bạn cần chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ theo yêu cầu.
Sau khi nhận GCNĐKDN, Sở KH&ĐT sẽ tự động công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp của bạn trên Cổng thông tin quốc gia.
Phần 3: 5 Việc Cần Làm Ngay Sau Khi Có Giấy Phép Kinh Doanh
Nhận được giấy phép không có nghĩa là quy trình đã kết thúc. Đây chỉ là sự khởi đầu. Để công ty chính thức đi vào hoạt động hợp pháp, bạn cần hoàn tất ngay 5 việc sau:
Khắc Con Dấu Pháp Nhân: Dù luật mới cho phép doanh nghiệp tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, nó vẫn là một yếu tố quan trọng trong các giao dịch. Bạn cần liên hệ với một đơn vị khắc dấu hợp pháp để thực hiện.
Mở Tài Khoản Ngân Hàng: Doanh nghiệp cần có một tài khoản ngân hàng riêng để thực hiện các giao dịch. Sau khi mở tài khoản, bạn phải làm thủ tục thông báo số tài khoản này với Sở KH&ĐT.
Mua Chữ Ký Số (USB Token): Đây là công cụ bắt buộc để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước như: nộp tờ khai thuế qua mạng, nộp bảo hiểm xã hội điện tử, thực hiện thủ tục hải quan điện tử...
Kê Khai và Nộp Lệ Phí Môn Bài:
Doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh.
Mức nộp phụ thuộc vào vốn điều lệ đăng ký. Doanh nghiệp thành lập trong 6 tháng đầu năm nộp cả năm, thành lập trong 6 tháng cuối năm nộp 50% mức cả năm.
Đăng Ký Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử: Theo quy định hiện hành, 100% doanh nghiệp mới thành lập phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn cần liên hệ với một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
Phần 4: Tổng Hợp Chi Phí Thành Lập Công Ty
Chi phí có thể dao động tùy thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng về cơ bản sẽ bao gồm các khoản sau:
Lệ phí nhà nước (bắt buộc):
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 VNĐ (nếu nộp trực tuyến sẽ được miễn phí).
Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ.
Chi phí cần thiết sau thành lập:
Khắc con dấu: ~ 450.000 - 600.000 VNĐ.
Mua chữ ký số (Token): ~ 1.200.000 - 1.800.000 VNĐ/năm.
Phí dịch vụ hóa đơn điện tử: Tùy theo gói và nhà cung cấp.
Lệ phí môn bài: Tùy mức vốn điều lệ (dưới 10 tỷ là 2.000.000 VNĐ/năm).
Phí dịch vụ (nếu thuê ngoài):
Nếu bạn không có thời gian hoặc không tự tin tự thực hiện, bạn có thể thuê một công ty dịch vụ. Chi phí trọn gói thường dao động từ 1.500.000 đến 3.000.000 VNĐ (chưa bao gồm các khoản phí cần thiết sau thành lập).
Lời Kết
Quy trình thành lập công ty không hề phức tạp nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ càng và tuân thủ đúng các bước đã được vạch ra. Việc nắm rõ quy trình không chỉ giúp bạn khởi sự kinh doanh một cách suôn sẻ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của một doanh nhân thực thụ.
Hy vọng rằng bài viết chi tiết này đã cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn cảnh và rõ ràng, giúp bạn tự tin hơn trên con đường xây dựng sự nghiệp kinh doanh của riêng mình. Chúc bạn thành công!
Comments